Sesiones de Concejo

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Misión de Secretaría General

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La Secretaria General  tiene como Misión:

Certificar los actos Administrativos y Normativos expedidos por la institución; administrar custodiar y salvaguardar la documentación interna y externa, prestar atención eficiente, eficaz y oportuna a clientes internos y externos.

El responsable es el Secretario General.

La Secretaría General  se gestionará a través de los siguientes subprocesos:
Secretaría
Pro-secretaría
Documentación y Archivo

Las atribuciones y responsabilidades de los subprocesos de la Secretaría General  son las siguientes:

1.    Secretaría:

  • Dar fe de los actos del Concejo, de la Comisión de Mesa y del Alcalde.
  • Redactar y suscribir las actas del concejo y de la comisión de mesa.
  • Cuidar del oportuno trámite de los asuntos que deba conocer la Corporación en pleno o las comisiones y atender el despacho diario de los asuntos resueltos por el concejo y el alcalde.
  • Formar un protocolo encuadernado y sellado, con su respectivo índice numérico de los actos decisorios del concejo, de cada año, y conferir copias de esos documentos conforme a la ley.
  • Llevar y mantener al día el archivo de documentos del concejo y de la alcaldía, y atender el trámite de la correspondencia.
  • Asistir a las sesiones del concejo.
  • Las demás que señale la Codificación del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.


2.    Pro secretaría:

  • Subrogar al Secretario/a General en ausencia temporal o definitiva.
  • Coordinar los trabajos con la Secretaría General de acuerdo a requerimientos.
  • Grabar y transcribir las sesiones y actos del concejo.
  • Proporcionar la documentación oficial diferentes direcciones de la Municipalidad.
  • Mantener en regla el archivo de la documentación interna y externa.
  • Asistir a todas las sesiones organizadas por la institución.


3.    Documentación y Archivo:

  • Manejar las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional.
  • Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivo.
  • Recibir, calificar, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa a la institución.
  • Informar el estado del trámite de documentos.
  • Despachar con oportunidad la correspondencia de las diferentes dependencias administrativas.
  • Programar la conservación documental a través de medios informáticos.
  • Cumplir con la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso de la Información Pública.
  • Mantener el inventario de documentación y dar de baja de acuerdo a la ley.
  • Elaborar y sugerir la utilización de nuevos Formularios para mejorar la información.


El Portafolio de Productos de la Secretaria General  consiste en:

1.    Secretaría:

  • Sistema de administración de archivo, información y documentación interna y externa.
  • Informe de documentos recibidos y despachados.
  • Documentos certificados.
  • Plan de automatización de ingreso y control de documentación.
  • Actas de sesiones y Resoluciones de Concejo y Comisiones.


2.    Pro secretaría:

  • Trabajos de subrogación al Secretario General.
  • Grabaciones y transcripciones realizadas.
  • Ordenanzas, actas, resoluciones, acuerdos y más documentación procesada.
  • Trámites de entrega y recepción de correspondencia oficial.
  • Sistema de archivo interno.
  • Sistema de recepción y seguimiento de documentos.


3.    Documentación y Archivo:

  • Copias certificadas de actos administrativos normativos de la institución.
  • Registro de ingreso y egreso de correspondencia.
  • Informe de administración del Sistema de Archivo.
  • Informe de documentos despachados.
  • Documentos certificados.
  • Plan de automatización de ingreso y control de documentación.
  • Actas de sesión de consejo y comisiones.